Una conservazione sicura e affidabile dei dati della ricerca è essenziale per tutelare il ricercatore da eventuali perdite di dati o accessi non autorizzati. È inoltre un processo utile a garantire la conformità a determinati requisiti, siano essi istituzionali, di finanziamento o legislativi, o che provengano da chi ha prodotto i dati.  

Backup   

Quando si scelgono le opzioni di archiviazione è opportuno considerare dove, quando e quante volte verrà eseguito il backup dei dati. Nel caso in cui sia consentito l’accesso al team di ricerca e ai collaboratori è inoltre opportuno monitorare costantemente il livello di sicurezza dei dati e il controllo degli accessi. È indicato valutare l’eventuale necessità di archiviare i dati al termine del progetto e se la soluzione di archiviazione selezionata sia tecnicamente corretta e in linea con le politiche di Ateneo. 

Utilizzo dei sistemi portable

Dispositivi e supporti portable (come laptop, chiavette USB, memorie esterne e DVD) sono vulnerabili a guasti, danni, perdite e furti. È quindi altamente consigliato evitare l’utilizzo di questi strumenti per la conservazione definitiva di file e informazioni della ricerca. Un laptop che per un determinato periodo di tempo rimane inutilizzato può facilmente perdere importanti aggiornamenti di sistema (per esempio aggiornamenti sull’antivirus) e diventare, così, bersaglio di violazioni.

Tuttavia, vi sono circostanze eccezionali, come il lavoro sul campo, in cui dispositivi e supporti portatili sono necessari per archiviare o trasferire temporaneamente i dati. Laddove esistano tali eccezioni, i dati dovrebbero essere trasferiti al più presto nei sistemi approvati dall’Università.

Se vengono utilizzati dispositivi portatili o supporti è opportuno tenere a mente le seguenti indicazioni:

• La memorizzazione temporanea di informazioni altamente riservate o limitate (come le informazioni che identificano univocamente individui), al di fuori dei sistemi approvati dall’Università, richiede che il file, il dispositivo o il supporto sia crittografato e che il dispositivo o il supporto siano mantenuti fisicamente al sicuro in ogni momento.
• Sono raccomandati backup regolari, e nel dettaglio:
  • L’esecuzione di backup garantisce che i file originali possano essere ripristinati dalle copie effettuate, nel caso in cui gli originali vengano danneggiati o persi. È utile documentare e testare regolarmente le procedure di backup per assicurarsi che funzionino come previsto.
  • Il principio 3-2-1 offre un’utile regola empirica:
    • salvare tre copie dei dati (copia originale e due copie di backup)
    • due localmente (su due diversi dispositivi)
    • e uno fuori sede

• Il backup dei dati a intervalli regolari riduce al minimo la probabilità di perdita dei dati stessi. È opportuno pianificare il backup in base al tempo che si ha a disposizione, poiché queste operazioni potrebbero impiegare anche diverse ore per essere completate.

Long term preservation 

Ricordiamo che BOARD, la piattaforma di Research Data Management fornita dall’Università degli Studi di Milano-Bicocca ai propri docenti e ricercatori per il deposito istituzionale dei dati della ricerca, offre gratuitamente il servizio di archiviazione in perpetuity di dati e metadati presso il DANS olandese (Data Archiving and Networked Services). 

In questo modo, se BOARD dovesse cessare di esistere, i dati saranno comunque recuperati grazie alla conservazione in perpetuity. 

Questo sistema garantisce un ulteriore livello di sicurezza sull’accessibilità duratura ai dati della ricerca.