Creare una struttura adeguata per file e cartelle permette di risparmiare tempo prezioso, evitare la perdita di informazioni e consentire il riuso dei dati. È possibile che esistano già convenzioni o linee guida, per un determinato settore, che indichino come organizzare i dati in maniera efficiente. Nel caso in cui non si disponesse di tali informazioni è necessario tenere presenti alcuni aspetti generali:
- Come si identificano e recuperano dati specifici, in caso di necessità?
- Come vengono nominati i file per fare in modo che possano essere facilmente compresi dagli altri?
- Come si può garantire che la stessa denominazione dei file sia compatibile su piattaforme diverse?
Nominare i file nel modo corretto
In caso di assenza di convenzioni è possibile adottare principi per la denominazione dei file che tengano conto delle seguenti caratteristiche:
- Numerazione: è utile specificare la quantità di cifre che verranno utilizzate, in modo che i file siano elencati numericamente, per esempio 01, 002 ecc. È meglio evitare l’utilizzo di caratteri non alfanumerici ed è indicato assicurarsi che la convenzione di numerazione sia scalabile.
- Date: è consigliabile un uso logico delle date, in modo che vengano visualizzate in ordine cronologico, per esempio utilizzando il formato AAAA-MM-GG (2020-03-31 o 2020/03/31). Questo formato semplifica di molto la ricerca cronologica dei file.
- Spazi: è sempre meglio rimuovere gli spazi usando underscore (“_”) e trattini (“-”) per separare le parole, per es. ‘Progetto_225_descrizioni_08.xls’
- Vocabolario/descrittori: è utile concordare un vocabolario standard e coerente con il team di ricerca. È anche consigliabile evitare parole di ordine generale per descrivere il file, quali “bozza”, “documento”, “riassunto” ecc., poiché trasmettono poche informazioni (a meno che non trasmettano informazioni specifiche su quel file).
- Versioni dei file: nel caso di più versioni dello stesso file, è sempre consigliabile salvare separatamente ed etichettare numericamente le diverse versioni dei file, come “1.0, 1.1, 1.2 ecc.”
Complessivamente, 25 caratteri dovrebbero essere sufficienti per fornire un nome significativo a un file di dati. A seconda del software utilizzato, è consigliabile verificare sempre eventuali casi di dipendenza durante la denominazione dei file.
Per garantire che un file sia compatibile su piattaforme differenti è consigliabile utilizzare il “Formato 8.3” per la denominazione dei file: 8 caratteri per la denominazione, seguiti da 3 caratteri per l’estensione dei file (ad esempio abcdefgh.pdf).
Un altro buon esempio per rinominare i file nel modo corretto è fornito dal “TILS Document Naming Convention”.
Rinominare un gruppo di file con un solo comando
Potrebbero verificarsi situazioni in cui è necessario rinominare un numero elevato di file contemporaneamente. Per questi casi esistono software specifici che consentono di rinominare una sequenza di file con un solo comando:
- Bulk Rename Utility è un software gratuito che può essere utile a questo scopo per gli utenti Windows.
- Per gli utenti Mac il software Renamer (a pagamento) può essere un buon esempio.