Dallo scorso luglio, Bicocca ha messo a disposizione di tutti i dipartimenti interessati la piattaforma RSpace, un sistema software centralizzato per la gestione dei registri di laboratorio.
Nel primo trimestre del 2023 si avviava un progetto ambizioso per adottare un Electronic Laboratory Notebook (ELN) nell’ambito della strategia complessiva dell’Ateneo verso l’Open Science e la gestione generale dei dati di ricerca secondo i principi FAIR. Questo sforzo si è distinto per il suo approccio olistico e multidisciplinare, che mira a soddisfare le esigenze di numerose discipline scientifiche.

L’ELN è un software progettato per supportare gli scienziati in acquisizione e organizzazione dei dati, gestione della documentazione e condivisione delle informazioni di progetto, per garantire conservazione, riproducibilità e sicurezza della ricerca. Tra le sue funzionalità ci sono un editor di testo per scrivere note, fogli elettronici per calcoli e tabelle, modelli per documentare procedure, inventari di laboratorio e strumenti di collaborazione per la condivisione di informazioni sperimentali. Un sistema ELN deve garantire, non solo la tracciabilità delle attività di ricerca, ma anche una sinergia e integrazione tra vari elementi chiave come i piani di gestione dei dati, i repository, i protocolli e le soluzioni di storage. L’introduzione di un ELN in questo contesto offre una piattaforma unificata che facilita la documentazione, il recupero e la condivisione delle informazioni scientifiche, promuovendo così principi di trasparenza, riproducibilità e collaborazione che sono fondamentali per la scienza aperta.

Non esistendo un ELN “one-size-fits-all”, la scelta proposta per l’Ateneo si è orientata verso un software interdisciplinare in modalità Saas – RSpace – che si distingue per flessibilità e adattabilità ai diversi ambiti di ricerca, garantendo il supporto all’accesso e alla gestione di tutti quei dati e quelle informazioni per i quali la sistematizzazione diventa una necessità sempre più stringente.

Il suo valore archivistico e la capacità di fornire prove in questioni legali (es. brevetti) potenziano e amplificano le caratteristiche di un quaderno di laboratorio fisico. L’ELN è abbinato, inoltre, a una soluzione di tipo LIMS (Laboratory Information Management System), il suo ruolo è, pertanto, completato da funzionalità logistiche in grado di migliorare l’organizzazione del laboratorio, per esempio con la gestione quotidiana delle scorte e delle attrezzature.

Quali sono i requisiti che maggiormente hanno inciso sulla scelta del software RSpace? 

• Sicurezza – Privacy policy – Conformità GDPR 
• Usabilità e supporto all’utente – Strumenti di formazione e assistenza 
• Adattabilità al flusso di lavoro 
• Numerosità e qualità degli strumenti per la creazione di contenuti 
• Capacità di condivisione
• Funzioni di collaborazione 
• Modularità dei livelli di accesso e gestione delle informazioni – Possibilità di strutturare gruppi di lavoro secondo livelli gerarchici (Sys/Organiz Admin)
• Tracciabilità delle azioni degli utenti (time stamping ecc.) 
• Accesso con credenziali di Ateneo (Single Sign-on)
• Inventario – Funzionalità logistiche in grado di migliorare l’organizzazione del laboratorio
• Numerosità delle Integrazioni con software e servizi online, sia nativi sia mediante API
• Interoperabilità
• Stabilità 
• Caratteristiche di gestione e archiviazione dei dati: Backup/Import-Exp/Conservazione
• Funzionalità Open Data → integrazione con BOARD, Bicocca Open Archive Research Data, dove depositare, pubblicare, condividere e disseminare i dati della ricerca. L’ELN consente di creare facilmente una versione pubblica di una sezione del registro che potrebbe essere necessaria per la riproducibilità e che si desidera condividere.

Il registro di laboratorio elettronico fornisce un ulteriore tassello nel circolo virtuoso della produzione scientifica in UniMiB. Laddove il Data Management Plan rappresenta la fase di preparazione e pone gli elementi di base, evolvendosi con l’evolversi del progetto, la fase attiva della ricerca trova il suo aggregatore proprio nell’ELN, un vero e proprio collettore di informazioni: luogo dove i dati sono parti costituenti di un processo che sfocerà, senza alcuna interruzione o ulteriore necessità di rielaborazione, nella comunità scientifica con la pubblicazione su BOARD , la piattaforma di Research Data Management che UniMiB mette già a disposizione di docenti e ricercatori per il deposito e la pubblicazione dei dati della ricerca.I ricercatori dei dipartimenti che hanno scelto di utilizzare la piattaforma hanno completato un periodo di formazione durante la scorsa estate e successivamente sono stati abilitati all’accesso e all’utilizzo: quello appena cominciato sarà un anno di esperienza che porterà all’analisi dell’efficacia della piattaforma e all’eventuale consolidamento del suo utilizzo nelle pratiche Open Science dell’Ateneo.

Gli approfondimenti, le videoregistrazioni delle sessioni formative e la documentazione sull’uso della piattaforma sono rintracciabili sulla pagina dedicata a RSpace del sito Open Science @ UniMiB: